W branży beauty często pojawia się pytanie: czy kosmetyczka, kosmetolog albo właściciel salonu może przed zabiegiem zapytać klientkę o stan zdrowia, choroby przewlekłe, ciążę, alergie lub przyjmowane leki?
Odpowiedź brzmi: tak, ale nie zawsze i nie o wszystko.
Dane o stanie zdrowia są szczególną kategorią danych osobowych. Zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO co do zasady ich przetwarzanie jest zabronione, chyba że zachodzi jedna z przesłanek wskazanych w art. 9 ust. 2 RODO. W przypadku gabinetów kosmetycznych i kosmetologicznych podstawą najczęściej będzie wyraźna zgoda klienta, o której mowa w art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Dotyczy to sytuacji, gdy informacja o stanie zdrowia jest niezbędna do prawidłowego i bezpiecznego wykonania usługi.
Przykład? Jeżeli dany zabieg nie powinien być wykonywany u kobiety w ciąży, osoby z zaburzeniami krzepnięcia krwi, aktywnym stanem zapalnym skóry albo przy stosowaniu określonych leków, salon ma prawo zapytać o te okoliczności. Nie chodzi wtedy o „ciekawość” gabinetu, ale o ocenę przeciwwskazań i ograniczenie ryzyka dla klienta.
To jednak nie oznacza, że karta klienta może zawierać dowolnie szeroki formularz medyczny. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO należy zbierać wyłącznie takie dane, które są adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne. Innymi słowy: pytania muszą być powiązane z konkretnym zabiegiem.
Przed pozyskaniem danych salon powinien również spełnić obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Klient powinien wiedzieć m.in., kto jest administratorem danych, w jakim celu dane są zbierane, jak długo będą przechowywane oraz jakie prawa mu przysługują.
Bardzo ważne jest też rozróżnienie dwóch dokumentów:
Po pierwsze: zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu.
To dokument wymagany z perspektywy RODO, jeżeli salon zbiera informacje o chorobach, lekach, ciąży, alergiach lub innych przeciwwskazaniach.
Po drugie: zgoda na wykonanie zabiegu.
To odrębne oświadczenie klienta, które potwierdza, że został poinformowany o rodzaju zabiegu, możliwych reakcjach, przeciwwskazaniach, zaleceniach pozabiegowych i ryzykach.
Nie należy łączyć tych zgód w jedno ogólne zdanie typu: „Wyrażam zgodę na zabieg i przetwarzanie danych”. Takie rozwiązanie może być niewystarczające i ryzykowne dla salonu.
W praktyce dobrze przygotowana dokumentacja gabinetu beauty powinna obejmować co najmniej: kartę klienta, ankietę przeciwwskazań, zgodę RODO na przetwarzanie danych szczególnej kategorii, zgodę na zabieg oraz klauzulę informacyjną.
Dlaczego to takie ważne? Branża beauty działa dziś w obszarze, w którym brakuje pełnej i precyzyjnej regulacji ustawowej dotyczącej wielu zabiegów estetycznych. W literaturze prawniczej podkreśla się, że brak jasnych zasad powoduje chaos pojęciowy i praktyczne problemy z ustaleniem granic kompetencji osób wykonujących zabiegi estetyczne. Tym bardziej profesjonalna dokumentacja staje się realnym narzędziem ochrony zarówno klienta, jak i osoby wykonującej zabieg.
Wniosek dla salonów beauty:
Kosmetyczka lub kosmetolog może pytać o stan zdrowia klienta, ale tylko w zakresie niezbędnym do wykonania konkretnego zabiegu. Takie dane należy zbierać na podstawie wyraźnej zgody, zgodnie z RODO, przy zachowaniu zasady minimalizacji i z odrębną zgodą na sam zabieg.
Dobrze przygotowana dokumentacja to nie formalność. To element bezpieczeństwa prawnego gabinetu.
Podpis:
adwokat Kamil Modrzyk
radca prawny Maria Swoboda
projekt Prawo Estetyki